導入前の不安解消

創業45年の老舗の工具販売店。売上は約10億円で、社員数は20名。メインとなる商材は、切削工具を中心とした機械工具のほか、ＦＡ装置用品も販売する。Ｏ社長は2代目で3年ほど前に創業者から承継を受け、現在45歳。

売上の増加が見込めない厳しい景況の今こそ、改革を図り筋肉質の経営体制にしたいと考えている。その一つとして、営業マンのレベルアップと人によって異なる粗利益率の安定化を目指している。そのために業務改善を図るべく、核となる販売管理システムを探している。

　販売管理システムを導入するに当たりＯ社長はいくつかの不安を抱えていた。最も懸念していたのが業務の流れの変更による｢現場の混乱｣。このため、今までのデータの活用や業務の流れを踏襲できる運用を検討していた。いくつかのメーカーに声を掛けたがほとんどのメーカーで「カスタマイズが必要」と回答され、明確なコストアップとなった。Ｏ社長の悩みは益々深くなるばかりだった。

　そんな折、同業他社の社長から「機工メイトは色々一緒に考えてくれるから一度聞いてみたら」言われ、ブロードリーフの営業担当者を呼んで不安をぶつけてみた。「社内ＬＡＮの構成から見直したほうがスムーズに作業が出来ると思います。ハード構成の変更でコストダウンできるかもしれません。」との答えにほっとした。肝心のカスタマイズについて尋ねると「本当にカスタマイズが必要なのか一緒に考えませんか。機工メイトⅡに運用を合わせていただければ、社長が求める改革がより上手くいくかもしれないですよ」。

　「共に考えてくれるなら」ということで、業務の流れを見直した。例えば受発注の伝票。Ａ社では効率化を図るため、受注メモと発注書を共通化した単票に手書き入力していた。確かに作業の効率化にはつながっていたが、担当者個人の管理になっており、ユーザーからの発注書もバラバラで、全社的に共有できていないことが分かった。また、カスタマイズの主要因であった、社長が経営判断に使っていた帳票類も、機工メイトⅡの帳票を併用することで賄えることが判明した。

　社長が必要な帳票類も伝票の管理も、機工メイトでは全てできるし、営業担当者からの説明を受け、業務の流れが変わっても「不便はないのかもしれない」と感じはじめ、試験的にパッケージに合わせた運用を始めた。同時に、社内ＬＡＮなども営業担当者が見直してくれたところ、プリンタが１台不要になりコストもセーブできた。

　試用期間でどうなったか。当初は「今までと違って使いづらい」など業務担当者から若干のクレームは出たが、当初懸念していたような混乱は起きず、思いのほかスムーズに変化に対応していった。「これなら大丈夫だ」と判断し、正式に導入を決めた。

　それから数ヶ月。まず業務担当者の残業の減少が顕著に表れた。１人当たり一日平均１時間は残業が減り、業務担当者からも「楽になった」との言葉が出始めた。この段階では業務の効率化にとどまっていたが、伝票の管理をデータ化し、それらが蓄積できてくると、顧客対応のスピードが早くなった。

　というのも、ユーザーは前回の価格や納期を確認してくることが多く、データ蓄積でそれらが共有化されたことで、レスポンスが早くなったからだ。そして、「履歴の蓄積は営業マンに利益率を意識させる契機にもなった」という。蓄積されたデータを見れば「誰が安売りしているか一目瞭然」。それを突き詰めていくと、「残念ながら売上だけを見ている営業マンが多いことが分かり、評価基準に利益率も加えた」。もちろん、これだけで利益率がすぐに向上できるわけではない。だが「少なくとも利益を意識付けることは出来たし、低すぎる案件を見直した結果、少なくとも安定化した」という。

　果たして、不安を持ちながらの導入だったが、当初の懸念は全く払拭され「今はもう機工メイトに対する不安は全くない。それどころか機工メイトにして良かった。何より機械工具業界の商習慣を知っているので、業界用語が通じることが心強かった」という。そして、「機工メイトⅡの導入で当社の強み、弱みが明確になった。利益率向上や社内の改革への道筋が見えてきた」というＯ社長。「そしてこれからはうちがどれだけ改革を進められるかが重要」と意気込む。営業担当者も「引き続き万全のフォローをしたい」という。