導入後の効果

創業50年以上の工具販売店。売上は約10億円、取扱い商材は切削工具に強みを持ちながら、機械要素部品や伝導機器等も幅広く手掛ける。M社長は２代目で年齢は40代。

機工メイトⅡを導入し15年以上は経っている。ITをもっと活用して効率化を図り、顧客とのリレーション強化を図っていきたいと常日頃から考えている会社様。

機工メイトⅡの導入から15年は経っており、システムの活用度は高い。1人1台端末を与え、見積から受発注・売上仕入と、営業・業務間の連携もスムーズにこなしていた。
そんな中でも課題を抱えていたものの一つが大手得意先からの受注業務だ。

その大手得意先からの受注は、先方指定のWebページにログインし、見積依頼や注文情報を確認する必要があるのだが、明細量も多くその処理に負担がかかっていた。
多い時には1日に200件以上の引き合いがあり、その情報をWEBで確認するのだが、ほぼ商品単位でページをひとつひとつ確認する必要があり、その確認と機工メイトへの入力工数がかなりの負担となりヒューマンエラーにも繋がっていたのだ。

M社長はこの状況を何とかならないかと考え、ブロードリーフの営業担当者に相談してみた。

ブロードリーフの担当者がまず行ったのは十分なヒアリングと課題の整理だった。整理した結果、最大の課題を２つ設定。それはシステムへの「入力工数」と、WEBページで商品の確認を行う「確認作業」だ。そしてその課題に対し提案を受けた。

まず「入力工数」の解決案の提案は、機工メイトⅡに「日時データ取込」という機能があり、CSVやテキストデータを一括で取込ができるとのことだった。次に「確認作業」の課題だが、これはさすがに得意先が指定したWEBページを参照する為、機工メイトⅡだけでは解決が難しかった。そこでブロードリーフの担当者が提案したのが「RPA」だった。「RPA」とはRobotic Process Automation (ロボティックプロセスオートメーション)の略で、パソコン上で行うクリックやキーボード入力などの定常的な単純操作を自動化するツールとのことだった。それを使えば「確認業務」の課題が解決できる可能性があるというのだ。

M社長は、担当者の熱心な提案を受け、チャレンジの気持ちでその提案を採用した。

当然、稼働までは簡単ではなかった。データを取り込むにしてもいくつか課題が出たが、機工メイトⅡの「日次データ取込」機能にはコードを変換してくれる機能があるなど汎用性が高く、打合せや調整を行いながらひとつずつ課題を解決していった。何より、ブロードリーフの担当者が熱心に取り組んでくれた。機工メイトⅡだけでなくRPAの運用もしっかりとリードしてくれた。

稼働した現在の運用ではRPAで、自動的に得意先のWEBページ上の情報を読み取り、エクセルシートに転記。そのエクセルシートを事務員が定期的にチェックし「日次データ取込」機能にて機工メイトⅡに一括登録を行うようにしている。当初抱えていた「入力工数」と「確認作業」の課題は解決し、いまでは効率的な業務を行う事ができている。

この運用が定着してからは、その得意先の営業担当とアシスタントの事務も含め、余裕が生まれ、単純な確認ミスも少なくなった。そして対応速度も向上した。
そのおかげで得意先とのリレーションも強くなってきているとM社長も手応えを感じ始めている。

また、今回の件もあり、販売管理だけに留まらずIT全般を幅広く提案してくれるブロードリーフに対する信頼感もあがった。「これからもITを有効活用し、効率化だけでなく競争力の向上を図っていきたい。ブロードリーフさんには良きパートナーとして積極的に提案を行ってほしい」とM社長はいう。